Passar para o conteúdo principal

Configurando um Quadro Kanban

Neste artigo, veja como configurar um Quadro Kanban.

Leticia Supriano avatar
Escrito por Leticia Supriano
Atualizado essa semana

O Kanban é uma de metodologia ágil para o controle das demandas de um projeto.
​
Nele, temos um quadro com colunas que correspondem as fases de um projeto, e cada demanda é representada por um quadro menor que avança entre as colunas conforme o seu andamento.

Na Omie.G-Click você poderá configurar um Quadro Kanban com fases personalizadas para controlar suas tarefas.

Tópicos do Artigo

Habitando as permissões do Quadro Kanban

1) Para configurar e utilizar o Quadro Kanban é necessário possuir permissões de acesso específicas. Para habilitá-las siga os passos abaixo:

  1. Na lateral superior à esquerda, clique na sua foto para acessar o menu lateral;
    ​

  2. Na segunda coluna à esquerda, na parte superior, acesse Cadastros > Usuários;
    ​

  3. Na região central, busque o nome do usuário desejado, à direita clique em Buscar e mais abaixo à esquerda clique sobre o nome dele:

  4. Então, na parte superior à direta acesse a aba Permissões de Acesso;
    ​

  5. E na coluna central, clique no botão ao lado das permissões abaixo, conforme o que o usuário precisar do acesso:

    1. Alterar Quadro Kanban: Possibilita a mudança manual do Quadro Kaban da tarefa pelo usuário;

    2. Alterar Fases do Quadro Kanban: Possibilita a mudança manual da fase do Quadro Kanban da tarefa pelo usuário;

    3. Quadro Kanban: Essa permissão permite a configuração do Quadro Kanban:
      ​

  6. Por fim, solicite que o usuário que teve as permissões alteradas faça login novamente.
    ​
    Ele poderá sair da sua conta pelo menu lateral à esquerda, ao clicar no último botão (1):
    ​

Configurando o Quadro Kaban

1) Após habilitar a permissão necessária para configurar o Quadro Kanban, siga os passos abaixo:

  1. Na lateral superior à esquerda, clique na sua foto para acessar o menu lateral;
    ​

  2. Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse Configurações > Quadro Kanban:
    ​

  3. Para criar um novo Quadro, na parte superior à esquerda, clique em +Novo.

    1. Se precisar editar algum já existente, mais abaixo, clique sobre o seu nome.
      ​

  4. Ao criar um novo Quadro, surgirá um diálogo ao centro da tela. Defina um nome para o Quadro Kanban e clique em Salvar:
    ​


    ​

  5. Será aberta uma página para edição do Quadro Kanban. Por padrão, ele já possui 3 fases, mas você poderá alterá-las:

  • (1) Departamento: Permite limitar o uso do Quadro Kaban para tarefas de um departamento específico.

  • (2) Nome: Nome do Quadro Kanban.

  • (3) Status: Possibilita definir se o Quadro Kanban está ativo ou desativado.

  • (4) Lápis: Caso altere o nome, departamento ou o status salve pelo lápis.

  • (5) Nome da fase: Dê um duplo clique sobre o nome para alterá-lo.

  • (6) "+": Após alterar o nome da fase, clique no "+" próximo a ela para salvá-lo.

  • (7) 3 linhas: Para mudar a posição de alguma fase, clique sobre as 3 linhas do lado esquerdo do quadro dela e arrase-a para a posição desejada.

  • (8) Lixeira: Exclui a fase do Quadro Kanban.

  • (9) "+": Permite adicionar uma nova fase ao Quadro Kanban.
    ​

  • (10) Excluir: Apaga o Quadro Kanban.
    ​

⚠️ Atenção

  • Para excluir um Quadro Kanban é necessário que ele esteja desativado.
    ​

  • Você poderá criar mais de um Quadro Kanban, mas cada tarefa poderá ser relacionada a um único quadro.

Relacionando o Quadro Kanban em
Solicitações e Obrigações

1) Você também poderá relacionar o Quadro Kanban na configuração das solicitações e das obrigações, para que assim que a tarefa for gerada ela já seja vinculada a um Quadro Kanban.

Além disso, é possível relacionar uma atividade com uma fase do Quadro Kanban, para que quando a atividade for realizada ou cancelada a fase da tarefa seja alterada automaticamente.

📌 Importante

Com essa configuração a fase do Quadro Kanban será alterada mesmo que o usuário que realizou/cancelou as tarefas, não possua as permissões para mudar o Quadro Kanban e a sua fase na tarefa.

Assim que a configuração for feita ela já irá se refletir nas tarefas que estão abertas e nas atividades que não foram concluídas ou canceladas.

2) Para consultar o passo a passo clique sobre um dos títulos abaixo:

Configurando o Quadro Kanban em Obrigações

  1. Na lateral superior à esquerda, clique na sua foto para acessar o menu lateral;
    ​

  2. Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse Configurações > Obrigações;
    ​

  3. Na região superior, à direita, busque o nome da obrigação e mais abaixo à esquerda clique sobre ele:
    ​

    ​

  4. Na tela que abrir, mais abaixo, selecione o nome do Quadro Kanban e a fase inicial que a tarefa deverá possuir assim que for gerada;
    ​

  5. Em seguida, na parte inferior à esquerda, clique em Salvar:
    ​

  6. Para relacionar atividades em fases do Quadro Kanban, na região superior ao centro da página, acesse a aba Atividades;
    ​

  7. Então, ao centro da tela, do lado direito do nome da atividade desejada, clique sobre os 3 pontos e selecione a opção Fase do Quadro Kanban;
    ​

Surgirá um diálogo, ao centro da tela, selecione a fase que deseja relacionar a atividade e do lado esquerdo, clique em Salvar:
​

💡Dica

Para atividades do tipo valor texto é possível cadastrar opções de respostas, que o usuário poderá selecionar na realização da atividade.

E para cada opção de resposta você poderá relacionar uma fase do quadro kanban diferente​.
​
Para isso, na configuração da obrigação, do lado esquerdo do nome da atividade, clique sobre a chave de boca. Surgirá um diálogo ao centro da tela, e abaixo do nome da atividade selecione a fase desejada.
​

Configurando o Quadro Kanban em Solicitações

  1. Na lateral superior à esquerda, clique na sua foto para acessar o menu lateral;
    ​

  2. Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse Configurações > Solicitações (Processos):
    ​

  3. Na região superior, à direita, busque o nome do processo e mais abaixo à esquerda clique sobre ele:
    ​

    ​

  4. Na tela que abrir, na região superior, clique sobre o nome do atendimento principal ou do subatendimento;
    ​

  5. Surgirá um diálogo, ao centro da tela, ao final dele selecione o nome do Quadro Kanban, e ao lado escolha a fase inicial que a tarefa deve ficar assim que for gerada;
    ​

  6. Mais abaixo, clique em salvar:
    ​

    ​

  7. Para relacionar a realização/cancelamento de uma atividade com uma fase do Quadro Kanban, mais abaixo, do lado direito do nome da atividade, clique sobre os 3 pontos e selecione a opção Fase do Quadro Kanban;
    ​

  8. Surgirá um diálogo, ao centro da tela, selecione a fase que deseja relacionar e à esquerda, clique em Salvar
    ​

    💡Dica

    Para atividades do tipo valor texto é possível cadastrar opções de respostas, que o usuário poderá selecionar na realização da atividade.

    E para cada opção de resposta você poderá relacionar uma fase do quadro kanban diferente​.
    ​
    Para isso, na configuração do processo, do lado esquerdo do nome da atividade, clique sobre a chave de boca. Surgirá um diálogo ao centro da tela, e abaixo do nome da atividade selecione a fase desejada.
    ​

⚠️ Atenção

  • A fase de uma tarefa no seu Quadro Kanban sempre refletirá a fase da última atividade realizada ou cancelada.

  • Além disso, atividades que não estão vinculadas a fases, não atualizam a fase da tarefa.

💡 Dicas

  • Defina atividades-chave para a mudança de fase. Exemplo: A tarefa só avançará para a fase "Concluído" quando a atividade final "Entregar projeto" for feita.

  • Evite relacionar fases diferentes para duas atividades de anexo de uma mesma tarefa que serão feitas ao mesmo tempo. Isso pode gerar uma atualização de fase indesejada.

Utilizando o Quadro Kanban

1) Além da configuração dos processos e obrigações que permite a atualização automática do Quadro Kaban e das suas fases na tarefa.

Após configurar o Quadro Kanban, pela tarefa será possível alterar o seu Quadro Kanban e a sua fase nele manualmente. Para isso:

  1. Depois de acessar a tarefa, na parte superior ao centro da tela, selecione o nome do Quadro Kaban;
    ​

  2. Ao lado, surgirá um campo, nele escolha a Fase que a tarefa se encontra:
    ​

    ⚠️ O usuário que realizou ou cancelou a atividade poderá desfazer essa ação dentro de até uma hora, clicando no ícone de lixeira ao lado da atividade.
    ​

    Quando isso ocorrer, a fase da atividade no Quadro Kanban será revertida para a anterior.
    ​

2) Também será possível mudar a fase do Quadro Kanban pelo Relatório de Quadro Kanban. Temos um artigo onde explicamos esse recurso e você poderá acessá-lo pelo botão abaixo:

Acesse o artigo sobre o Relatório de Quadro Kanban

3) Além disso, você poderá alterar o Quadro Kanban e também a fase de múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Para saber como fazer isso consulte nosso artigo sobre o tema pelo botão a seguir:

Consulte como alterar em lote o Quadro Kanban e a fase das tarefas

📚 Artigos Relacionados

Respondeu à sua pergunta?